Төслийн менежмент ба төслийн ба Microsoft project 2003

ЕРӨНХИЙ ОЙЛГОЛТ
1.Номын зорилго

Зах зээлийн бодит шаардлагын үндсэн дээр гарч байгаа удирдлагын шинэ чиглэл болох Төслийн удирлага нь сүүлийн үед эрчимтэй төлөвшин хөгжиж байна.Энэ нь манай улсын эдийн засаг бизнесийн удирдлагын хүрээнд онол практикийн шинэ ойлголт болж, тодорхой нөхцөлд үр өгөөжтэй болохоо харуулсан юм. Үүнтэй уялдаж менежментийн хүрээнд ойлгож байсан зарим нэр томъёоны хувьд өөрчлөлт орж түүнийг хэрэглэх шаардлага гарч байна. Одоогоор энэ байдал зөвхөн олон улсын төсөл хэрэгжиж байгаа байгууллагад бага хэмжээгээр хөндөгдөж байгаа. Цаашид манай улсын томоохон компаниуд бүтцийн өөрчлөлт, бизнес-процессийн реинженерингийн төсөл боловсруулалтын асуудалтай тулгарах үед Төслийн удирдлагын онол арга зүйн гүнзгийрүүлсэн эзэмшилт нь уг арга хэмжээг амжилттай хэрэгжүүлэх гол нөхцөл болж стратегийн чиглэлүүдийг зах зээлд нийцүүлэн үндэслэлтэй боловсруулах боломжийг хангаж өгнө.

Төслийг хэрэгжүүлэх үйл явц Төслийн удирдлагын системийг бүрэн агуулгаар нь ашиглах чадварыг эзэмших шаардлага тавьдаг.Энэ байдал орчин үеийн нөхцөлд олон улсын хэмжээнд түгээмэл шинжтэй болж менежментийн хүрээнд хувьсгалын шинжтэй өөрчлөлтүүдийг бий болгож байна. Төслийн удирдлагын аргуудыг нэвтрүүлэх урьдчилсан нөхцлүүдийг макро микро эдийн засгийн хувьд нарийн боловсруулж тогтох явдал энэ системийн амжилттай хөгжих гол нөхцөл болдог.Төслийн удирдлагын систем нь шийдвэр гаргалтын чухал хэрэгсэл болдог. Шийдвэрийг удирдагчид гаргадаг тул түүнйи үр ашиг нь тэдгээр аргуудыг эзэмшиж байгаа байдалаар тодорхойлогдоно.Төсөл боловсруулалтын үйл явцыг бүрэн гүйцэт хангахад өртгийн динамик программчлалын загварчлал программын аргууд чухал байрыг эзэлдэг.Иймээс удирдлагын уламжлалт аргуудыг шинж шаардлагад нийцүүлэн хувиргах явцад мэдээллийн технилого чухал үүрэгтэй.Ийм нөхцөлд бизнесийн удирдлагын доктор Д.Чимгээгийн туурвисан "Төслийн менежмент ба Microsoft Project 2003" ном нь мэдээллийн технологийг орчин үеийн Төслийн удирдлагад ашиглах мэдлэг чадварыг олон түмэндээ эзэмшүүлэхэд чиглэгдсэн юм.
-Төслийн менежментийн түлхүүр ойлголтууд
-Microsoft Project программын тухай , түүнийг ажиллуулах аргууд
-Төслийн мэдээллийг оруулах
-Төслийн календарьчилсан төлөвлөгөөг шинэчлэх
-Төслийн мэдээллийг хэвлэх талаар мэдлэг олгох дээрхи үйл ажиллагаануудыг гүйцэтгэхэд программын боломжуудыг хэрхэн ашиглаж болохыг харуулсан юм.

2. ТӨСЛИЙН МЕНЕЖМЕНТ

Сүүлийн жилүүдэд зах зээлийн эдийн засагтай уялдан манай улсад төслийн менежментийг хөгжүүлэх нь зайлшгүй хэрэгцээтэй болов.Төр засгаас ч энэ асуудалд анхаарлаа хандуулж байна.Зарим нааштай үр дүнгүүд ч гарч байна.Өнөөдөр манай их дээд сургуулиудад төслийн менежментийн боловсрол олгох, мэргэжил дээшлүүлэхэд чиглэгдсэн сургалтууд явагдаж байна. Төсөл боловсруулах болон төслийн менежментийн талаар олон түмэнд, бизнес эрхлэгчдэд, байгууллагын менежерүүдэд зориулсан сургалт, семинар,зөвлөлгөөнүүд зохион байгуулагдаж байна.

Төслийн менежмент нь зах зээлийн харилцаа өндөр хөгжсөн улс орнуудад мэргэжлийн онцгой үйл ажиллагаа төдийгүй шинжлэх ухааны нэгэн салбар болтлоо хөгжсөн байна.Өнөө үед төслйин менежменттэй холбоотой олон тооны ном тогтмол хэвлэлүүд үндэсний болон олон улсын шинжээчид, төсөл хэрэгжүүлэх пүүс, компаниуд, бүтээгдэхүүн үйлчилгээний өргөн зах зээл дэлхий бүс нутаг үндэсний хэмжээний их хурал, симпозиум, төслийн менежментийн чиглэлээр боловсрол олгох мэргэжил дээшлүүлэхэд нарийн хөгжсөн боловсролын систем үйлчилж буй зэргээс үзэхэд төслийн менежмент нь өөрийн гэсэн тодорхой хүрээтэй болжээ. Төслийн менежмент нь агуулгаараа удирдлагын эдийн засгийн аргад хамаардаг бөгөөд энд ялангуяа зардлын хүчин зүйлүүд шийдвэрлэх үүрэг гүйцэтгэдэг байна.Орчин үед төслийн менежментийг төсөлд чиглэгдсэн үйл ажиллагааны арга зүй хэмээн үздэг болжээ.

Монгол улсын хувьд зах зээлийн эдийн засгийн харилцаанд шилжиж эхэлсэн 1990 оноос хойшхи энэ хугацаанд нийгэм, эдийн засгийн бүхий л салбарт дотоод гадаадын олон тооны төсөл хөтөлбөр хэрэгжсэн бөгөөд одоо ч хэрэгжиж байгаа цаашдаа ч энэ нь эрчимтэй хөгжих зүй тогтолтой юмаа.Учир нь төсөл, хөтөблбөр гэдэг ойлголт зах зээлийн эдийн засгын харилцаанд илүү зохицсон, энэ харилцааны эдийн засгийн аргуудтай нарийн холбоотой ажээ.Иймээс ч төслын менежмент нь зах зээлийн нөхцөлд илүү үр дүнтэй байгаагаа практик дээр нотлон харуулж байгаа билээ.Сүүлийн жилүүдэд төслийн менежмент нь улам боловсронгуй болон хөгжих болов.Дэлхийн улс орнуудад мэдээлэл холбооны технологи үсрэнгүй хөгжиж байгаа өнөө үед төслийн менежментэд энэ технологийн дэвшилтэт ололтуудыг эрчимтэй нэвтрүүлэн улам боловсронгй болгон хөгжүүлэх болжээ.Үүний нэг жишээ бол төслийн менежментэд Microsoft Project программыг өргөнөөр ашиглах болсон явдал юм.Уг программыг ашигласнаар төслийн удирдагчийн зүгээс төсөлтэй уялдсан үйл ажиллагаануудыг зохион байгуулах холбогдох хүмүүсийг шаардлагатай мэдээллээр хангах төслийн хэрэгжилтэнд хяналт тавих зэрэг ажиллуудыг гүйцэтгэхэд ихээхэн хялбар болсон төдийгүй энэ нь цаг хугацаа хөрөнгө хүч хэмнэх боломжыг өгч байна.
Төслийн менежментийн үндсэн ойлголтууд
Төсөл нь тодорхой зорилгод хязгаарлагдмал нөөцөөр хүрэх тухай урьдчилан боловсруулсан баримт бичиг гэдэг төслийг нэг бүюү бүлэг хүмүүс зохиож менежер түүнийг ажиллах хүч,материал хөрөнгө мөнгө цаг хугацааны урьдчилан тооцсон түвшинд удирдан хэрэгжүүлэх үүрэгтэй.Төсөл хэрэгжих явцад материалын үнэ өөрчлөгдөх нөөц багасах зэргээр нөхцөл байдал өөрчлөгдөж болох учир менежер төслийг нөхцөл байдалтай уялдуулан шинжилж, төлөвлөгөө графикийг өөрчилж зохицуулах чадвартай байх ёстой юм.Төсөл боловсруулж ирсэн түүхэн хөгжлийн явцад сүлжээ шинжилгээний арга анх гарчээ.Сүлжээ шинжилгээний арга нь сүлжээ хэмээх энгийн ойлголтонд тулгуурлан төслийг төлөвлөх,удирдах,шинжлэх арга юм.Сүлжээ шинжилгээний аргуудад:
1. Gant charts-Гантын графууд

2. PERT-Program evaluation and review technique-Хөтөлбөрийг үнэлэх, дахин хянах арга

3. CPM-Critical path method-Гол замын арга ордог

Эдгээр аргууд нь гүйцэтгэж байсан үүрэг,үүссэн цаг хугацаагаараа ялгаатай.Гантын графийн арга нь 1900-аад оны үеээс хөгжиж ирсэн түүхтэй бөгөөд одоо ч төслийг дүрслэн харуулахад хамгийн их ашигладаг аргуудын нэг хэвээр байна. Энэ аргыг анх Гант (Henry L.Gantt,1862-1919)боловсруулсан ба төслийн менежментийн шинжлэх ухаанд Гантын графийн аргыг нэмсэн нь энэхүү шинжлэх ухааныг хөгжихэд ихээхэн хувь нэмэр болсон юм. Гантын граф дээр ажлууд нь хэрэгжих хугацаанаасаа хамааран янз бүрийн урттай тэгш өнцөг (bar)-өөр дүрслэгдсэн байдаг. Шулуун эсвэл сумууд нь ажлуудын хоорондох уялдааг харуулдаг байна.1950-аад онд АНУ-ын тэнгисийн цэргийн флотын тусгай төслийн газар менежментийн зөвлөгөө өгөх компаний ажилтан Бузе, Аллен, Хамилтон нартай хамтран PERT сүлжээний аргыг боловсруулжээ.PERT арга нь гол зам олох, ажлын хугацааг үнэлэх, магадлалын онол ашиглаж төсөл заасан хугацаанд ямар магадлалтай хэрэгжиж дуусахыг тооцдог.PERT нь ажил буюу үзэгдэлтэй холбоотой асуудлыг шийдэж ирсэн уламжлалтай ба менежментэд дараахи асуултуудад хариулт авахад тусална:
-Төсөл хэзээ дуусах вэ?
-Төслийн аль хэсгийг хэзээ эхлүүлж хэзээ дуусгаж болох вэ?
-Төслийн хүрээнд хийгдэх олон ажлууд дотроос алийг нь хожуу дуусгаж болох алийг нь дуусгаж болох, алийг дуусгаж болохгүй вэ?
-Аль ажлын хэрэгжилт төслийн хугацаанд нөлөөлөх ба нөлөөлөхгүй вэ?
-Аль ажлуудад нэгэн зэрэг санаа тавивал зохих вэ? гэх мэт.

Сүлжээний хамгийн их замын бодлогыг төслийн удирдлага, төлөвлөлт, төслийн шинжилгээнд өргөн хэрэглэдэг. Сүлжээ шинжилгээний аргуудыг төслийг олон хувилбараар боловсруулж болно.Тухайлбал:
-Орой нь ажил илэрхийлэх төслийн сүлжээ
-Эрт эхлэх хожуу эхлэх хугацаагаар гол зам олох
-Ирмэг нь ажил илэрхийлэх төслийн сүлжээ
-Ажлын хугацаа тодорхойгүй төсөл
-Төслийн хугацааг шахах
-Хугацаа ба зардлын хамаарлын график
-Төслийн хамгийн бага зардалтай хугацаа

ТӨСӨЛ ГЭЖ:
-Тодорхой зорилгод чиглэгдсэн
-Цаг хугацааны хувьд хязгаарлагдсан
-Нарийн уялдсан ажлуудаас бүрдсэн
-Төлөвлөх хянах, зохицуулах зэрэг удирдлагын үйл ажиллагаа шаардсан
-Тавьсан зорилгыг хэрэгжүүлэхэд шаардагдах төсөв зохиогдсон байх зэрэг шинжүүдийг агуулсан аливаа үйл ажиллагааг хэлж болно.Төсөл нь нэг удаа цаг тооллын нэгэн зурваст явагдана.Төсөл нь шинэлэг давтагдашгүй тодорхой заасан хугацаанд хэрэгждэг онцлогтой.Төсөл нь хэрэгжиж байгаа системээ тавьсан зорилгод нь чиглүүлэн өөрчилдөг.Нэг ёсондоо төслийн менежмент бол өөрчлөлтийн менежмент юм.

ТӨСЛИЙН МЕНЕЖМЕНТ гэдэг нь төслийг амжилттай хэрэгжүүлэхийн тулд орчин үеийн шинжлэх ухааны мэдлэг, туршлага арга хэрэгсэл, технологи дээр тулгуурлан ашигтай үр дүнд хүрэхэд чиглэгдсэн хүн болон материаллаг нөөцийг удирдах урлаг, мэргэжлийн үйл ажиллагаа, шинжлэх ухаан юм.Төслийн менежментийн хамгийн чухал асуудал бол зорилгыг зөв тодорхойлох явдал юм.Төслийн зорилго нь ойлгомжтой хэмжигддэг байх нь чухал юм.Зорилго тодорхой болсноор түүнд хүрэх арга замуудыг тодорхойлдог,өөрөөр хэлбэл төлөвлөдөг.Энэ төлөвлөгөө нь юуг хэн хэдийд хйих ёстойг зааж өгнө.Төсөл нь цаг хугацаанд хязгаардлагдсан байдаг тул төслийн эхлэх,дуусах хугацаа тодорхой байдаг.Зорилгод хүрсэн тэр үед төсөл дуусна.Төслийг шаардлагатай хугацаанд хэрэгжүүлэхийн тулд төслийн удирдагч ихээхэн хүч чармайлт гаргах хэрэгтэй болдог.Ялангуяа төслийн удирдагч нь төслийн хэрэгжих явцад гарч байгаа асуудлыг нэн даруй шийдвэрлэж байх, гүйцэтгэл нь тавьсан зорилгоос хир зэрэг хазайж байна, нөөц боломжийг хэрхэн ашиглаж байна гэх мэтээр үйл ажиллагаа болон түүнйи биелэлтэд хяналт тавьж, зохих арга хэмжээг цаг тухайд нь авч байх хэрэгтэй бөгөөд тэдгээрийг гүйцэтгэхэд төслийн удирдагчаас нарийн арга ухаан өндөр мэдлэг чадвар шаардагдана.Төсөл нь хоорондоо нарийн уялдаатай ажлуудаас бүрддэг, зарим ажил өөр ажлыг хийж дууссаны дараа л хэрэгжих боломжтой байдаг.Иймээс төсөл нь удирдлагын нарийн арга барил шаардсан динамик систем юм.Төсөл боловсруулахын тулд хийгдэх бүх ажлуудыг тодорхойлж, тэдгээрийг хугацааны хувьд логик дараалалд оруулна.Үүнд эхэндээ Гантын график (Гантын граф ч гэж нэрлэдэг)их үүрэг гүйцэтгэж байсан ба одоо ч ач холбогдлоо алдаагүй.Хичээлийн хуваарь бол Гантын графикийн нэг жишээ билээ.Хүснэгтийн эхний багананд ажлын нэрийг жагсаах ба дараагийн баганад хугацаа тодорхой нарийвчлалтай цаг өдөр 7 хоног, сараар тодорхойлж жагсаана.Ажил бүрийг эхлэх дуусах хугацаанд нь харгалзуулан тэгш өнцөгт дүрсээр тэмдэглэнэ.Эндээс ажил үргэлжлэх хугацаа тодорхой харагдана.Тодорхой зорилгын үүднээс үргэлжлэх хугацааг нь тодорхойлсон эрэмблэгдсэн ажлуудын нэгдлийг төслийн хувилбар гэж ойлгох ба тухайн цаг хугацаа нөхцөл байдлын хувьд хамгийн сайн гэгдэх төслийн хувилбар төсөл болно.Бид төслийн хувилбар зохиогоод төслийн хугацаа урт санагдавал ажиллах хүчний хэмжээг нэмэгдүүлэх замаар төслийн хугацааг богиносгож болно.Үүний тулд ажил бүрийн хугацааг нэг нэгжээр багасгахад гарах зардлыг тооцно.Төслийн хугацааг шахахад зам үүсэх ажлын дарааллуудыг анхаарах хэрэгтэй.Гол замын бус ажлын хугацааг хичнээн бага бага болгосон ч төслийн хугацаа хэвээр байх тул гол замын ажлаас эхлэн хугацааг шахна.Нэг шахалтаар хэд хэдэн гол зам ч үүсч болно.Гэхдээ энд зардлын асуудал уялдан гарч ирэх тул СРМ аргыг ашийглах хэрэгтэй болдог.Төслийн анхны төлөвлөгөөг хэрэгжиж байгаа үйл явцтай нь харицуулан хүрсэн амжилт, алдаа оноогоо үнэлж дүгнэх нь байгууллагын цаашдын үйл ажиллагааг амжилттай явуулахад ихээхэн ач холбогдолтой.Microsoft Project дээр төслийн ажлыг task /ажил/ гэж нэрлэдэг.Ажил бүр оноосон нэртэй үргэлжлэх хугацаатай, түүний эхлэх, дуусах хугацаа нь тодорхойлогдсон байна.Ажлын гол шинж бол түүний үргэлжлэх хугацаа /duration/ юм. Төслийн удирдагч ихэвчлэн ажлын үргэлжлэх хугацаа ба ажлуудын хоорондох уялдаа холбоог төлөвлөдөг бөгөөд энэ мэдээлэл дээр үндэслэн Microsoft Project нь ажил бүрийн эхлэх дуусах хугацааг нарийн тодорхойлж өгдөг.Microsoft Project нь ажлуудын хооронд 4 төрлийн уялдааг тодорхойлж өгөх боломжтой.Үүнд:
-Finish-to-start-нэг ажил дуусахаас нааш нөгөө ажил эхлэх боломжгүй
-Finish-to-finish-нэг ажил дуусахаас нааш нөгөө ажил дуусах боломжгүй
-Start-to-start-нэг ажил эхлэхээс нааш нөгөө ажил эхлэх боломжгүй
-Start-to-finish-нэг ажил эхлэхээс нааш нөгөө ажил дуусах боломжгүй

Хэрвээ цаг хугацааны хувьд хэсэгчлэн давхардсан эсвэл нэг ажлын эхлэл нөгөө ажил дуусахаас хамаарч байгаа тохиолдолд ажил төлөвлөсөн хугацаанаас хожимдож эхлэх тохиолдол гарч болно.Энэ үед төлөвлөсөн хугацаа ба нөгөө ажил дуусч уг ажил эхлэх завсрын хугацаа буюу хоцрогдол (Lag)-ыг төлөвлөж болдог.Төслийн хяналтын цэг гэдэг нь хийгдсэн ажлуудын талаар тайлан гаргах хугацааг хэлнэ.Microsoft Project дээр тэг ажил буюу 0 үргэлжлэх хугацаатай ажил байдаг.Үүнийг milestone /чухал ажил/ хэмээн нэрлэнэ. Энэ ажил хийгдэх үеийг хяналтын үе гэж ойлгож болно.Төслийн менежментийн зүгээс авч үзвэл энэ нь төслийн явцыг үнэлж дүгнэх зорилготой.Тухайн цаг хугацаанд хийх ёстой тайлан гаргах хяналтын цэг /чухал ажил/ юм. Уг ажилтай хамт төсөл юунд зориулагдсанаас хамаарч баримт бичиг, программ, эсвэл объект гэх мэт тодорхой нэг зүйл баримт болон дагалдан гардаг.Агуулгаар нь авч үзвэл milestones нь төслийн явцын хяналтын ажлууд юм.Явцын хяналтын ажлуудыг дотоод ба хөндлөнгийн гэж ангилдаг.Явцын хөндлөнгийн хяналтын ажил бол захиалагч эсвэл төслийг ивээн тэтгэгчийн зүгээс явуулж байгаа хяналтын үйл ажиллагаа юм.Энэ үйл ажиллагааг явуулахад дагалдан гарах баримт бичиг материалуудыг зохих талуудын зүгээс урьдчилан зөвшилцсөн байдаг.Харин явцын дотоод хяналтын ажлыг төслийн удирдагч тодорхойлж өгөх бөгөөд энэхүү ажил нь төслийн явцыг, хэрэгжилтыг хянах үүрэгтэй байна.Төсөл нь үе шатуудад хуваагдаж байдаг.Жишээ нь:Программ боловсруулах төсөл дараах үе шатуудаас тогтож болно.Үүнд:
-Шинжилгээ хийх
-Төсөл зохиох
-Хэрэгжүүлэх
-Ажиллуулах
-Нэвтрүүлэх
гэх мэт. Төслийн үе шат бүр хэрхэн хэрэгжиж байгааг хяналтын ажлаар тодорхойлох ба уг ажлыг ерөнхий хяналтын ажил гэдэг.Үүнийг ихэвчлэн хөндлөнгийн хяналтаар хийж гүйцэтгэнэ.Төслийн үе шат нь завсрын хяналтын үетэй байж болох бөгөөд энэ нь хөндлөнгийн ба дотоодын аль нь ч байж болно.Ажлыг биелүүлэхийн тулд нөөц /resource/-ийг тодорхойлж өгнө.Үүнд гол нөөц нь хүн байх бөгөөд уг хүн ажлынхаа цагийг чухам хэдэн хувийг төсөлд зарцуулахыг зааж өгнө.Жишээ нь:Хүн өдөрт тухайн төслийн ажил дээр 4 цаг ажиллах ёстой гэж үзвэл 50% хэрвээ 8 цаг ажиллах бол 100% гэж төсөлд зарцуулах цагийг тодорхойлно.Microsoft Project нь төслийн ажлуудад шаардагдах нөөцийг хувиарлаж өгдөг үүнийг хийснээр Microsoft Project дээр нөөцийн удирдлагатай холбоотой ажлууд тухайлбал ажлыг гүйцэтгэх өртөг, ажлах хүч төслийн төсөв, Нөөцийн өөрчлөлт зэрэг нь ажлын үргэлжлэх хугацаа болон төслийн хэмжээнд хэрхэн нөлөөлөхийг тодорхойлох гэх мэт ажиллагаануудыг хэрэгжүүлэх боломжтой болдог.Төслийн удирдагчийн гол зорилго бол ажлуудыг цаг хугацаанд нь хуваарлагдсан хөрөнгийн хэмжээнд, техникийн заавар журамд заасны дагуу гүйцэтгэх боломжоор хангахад оршино.Цаг, хөрөнгө хүч, чанар гэсэн 3 үзүүлэлт төслийн удирдагчийн байнгын хяналтанд байх ёстой.Учир нь энэ 3 үзүүлэлт төслийн үндсэн хязгаарлалтууд болдог байна.Төслийн менежментйин зорилгод чиглэгдсэн, иж бүрэн байх шаардлагатай нөөцөөр зүй зохистой хангах системийн үүднээс хандах, уян хатан, оновчтой байх, тогтвортой, зөрчилгүй, тасралтгүй байх зэрэг гол зарчимуудад тулгуурлан ажлуудын үргэлжлэх хугацааг үр ашигтай удирдах нь төслийн удирдагчийн хувьд чухал бөгөөд үүний үр дүнд дээр дурьдсан 3 үзүүлэлтээр амжилтанд хүрч чадах юм.Төслийн хувьд цаг хугацааны хязгаарлалт нь гол шалгуур болох ёстой.Төслийг хэрэгжүүлэх хугацаа удааширч байна гэдэг нь ихэнх тохихолдолд хөрөнгийг хэтрүүлэн зарцуулах, ажлын чанар хангалтгүй байхтай холбоотой бөгөөд энэ нь ихээхэн сөрөг үр дагавартай. Ийм учраас төслийн удирдлагын олон аргуудад төслийн каленьдарчилсан төлөвлөгөө боловсруулах болон каленьдарчилсан графикийг хэрхэн баримталж байгаад тавих хяналтад хамгийн гол анхаарлаа хандуулсан байдаг.